Wenn man bedenkt, wie viel Technologie es heutzutage gibt, von SMS über Emoticons bis hin zu Facetime, ist es keine Überraschung, dass die Kunst des Briefschreibens den Weg des Pferdes und des Buggys gegangen ist. Für bestimmte Kreise und Umstände sind jedoch weiterhin formelle Schreiben erforderlich. Von der Bewerbung um Jobs an Hochschulen bis hin zur Kommunikation mit den wenigen, die in dieser schönen neuen Welt noch immer Formalitäten ernst nehmen. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Anweisungen, was beim Verfassen eines formellen Briefs erforderlich ist, damit sowohl die Formalität als auch die Professionalität gewahrt werden können, sobald die Person ihn erhält und liest.
Das Papier
Das erste, was beim Schreiben eines formellen Briefes zu berücksichtigen ist, ist das Papier, auf dem der Brief geschrieben ist. Das unterscheidet einen formellen Brief zunächst mehr als alles andere von einem Standardbrief: die Haptik und die Dicke des Papiers. Normales weißes Computerpapier kann theoretisch akzeptabel sein, aber echte Formalität und Sorgfalt können mit Papier vermittelt werden, das ein dickeres Papier ist und eine einzigartige cremefarbene Farbe und ein subtiles Muster aufweist. Sicherlich kostet dies mehr in der Anschaffung, aber es wird einen großen Beitrag leisten, um beim Leser des formellen Briefes selbst einen ersten Eindruck zu hinterlassen.
Briefkopf irgendeiner Art
Nicht nur die Farbe und der Bestand des Papiers selbst machen bei einem formellen Brief einen starken ersten Eindruck, sondern auch der verwendete Briefkopf. Bunte Linien, gestaltete Symbole, Branding oder einfach nur ein ansprechend präsentierter Name am Seitenanfang oder entlang der Seitenränder erzeugen beim Leser ein unmittelbares Gefühl oder Formalität. Dies wird ein weiterer zusätzlicher Kostenfaktor sein, wird aber im Bereich der Formalitäten von vornherein noch weiter gehen und die Kosten wert sein, wenn dies etwas ist, was dem Briefleser wichtig ist.
Adressen
Adressen sind nicht nur für Briefumschläge gedacht, sondern auch für den Anfang des Briefes. In der oberen rechten oder linken Ecke beginnen Ihr Name und Ihre Adresse. Dies kann auch Teil des obigen Briefkopfes sein. Unter Ihrer Adresse, wie auch immer Sie diese angeben möchten, stehen Name und Anschrift der Person, an die Sie das formelle Schreiben senden. Wenn dies nicht geschieht, gilt es sofort nicht als formeller Brief, auch wenn es unnötig erscheinen mag.
Das Datum
Ein weiterer kleiner, aber kritischer Teil eines formellen Briefes ist das Hinzufügen des Datums nach den Adressen. Dies sollte sich normalerweise auf der gegenüberliegenden Seite der Seite befinden, auf der die Adressen hinzugefügt wurden. Das Datum sollte das Schreiben des Briefes sein und der Monat sollte immer ausgeschrieben werden, während die Tage und das Jahr numerisch dargestellt werden sollten.
Eine formelle Anrede oder Begrüßung
Jeder formelle Brief sollte mit einer formellen Anrede oder Begrüßung beginnen. Auch dafür gibt es jetzt spezielle Regeln. Je nachdem, ob Sie die Person, an die Sie den Brief schreiben, persönlich oder mit ihrem Namen kennen. Wenn Sie die Person, an die Sie den formellen Brief schreiben, nicht kennen, lautet die Eröffnungsanrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn Sie die Person kennen, schreiben Sie den Brief an; die Eröffnungsanrede lautet 'Sehr geehrter Herr / Frau / Frau ' und der Nachname, den sie tragen. Dies bedeutet natürlich, dass Sie wissen müssen, ob sie verheiratet sind oder nicht. Versteh die Formalitäten nicht falsch und erwische einen schlechten Start in deinem Brief.
Der Körper des Briefes
Der Hauptteil des Briefes kann beliebig sein, wenn es um den Betreff geht. Es sollte jedoch in einem formalen Stil geschrieben sein, der nicht beleidigend oder direkt beleidigend ist. Wenn dies in dem Brief, den Sie schreiben, der Fall ist. Es sollte auch eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik aufweisen.
Tippen statt Handschrift
Tippen ist normalerweise die bevorzugte und gebräuchlichere Art, einen formellen Brief zu schreiben. Dies liegt an der Leichtigkeit und dem Mangel an großartigen Handschriftfähigkeiten heutzutage. Wenn Sie gute Handschriftfähigkeiten haben und die Zeit und Energie haben, einen Brief von Hand zu schreiben, wird die Formalität des Briefes sprunghaft über allen anderen formellen Briefen liegen, die die meisten Leute erhalten. Es sei denn, sie haben natürlich auch eine großartige Handschrift.
Wählen Sie eine formale Schriftart
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren formellen Brief zu tippen, wie die meisten Leute es tun, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Schriftart wählen. Wähle nichts albernes, wie Comic Sans oder irgendetwas, das sich cartoonartig anfühlt. Sie und Ihr formeller Brief werden sofort weniger ernst genommen, auch wenn der Schreibstil fantastisch und tiefgründig ist. Es ist ein einfacher Weg, einen schlechten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Den Brief beenden
Wenn Sie mit dem Schreiben des Briefes fertig sind, wird das Beenden zu einem der wichtigsten Teile. Es gibt verschiedene Endungen, die Sie wählen können, beginnend mit der letzten Anrede. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, genügen Formalitäten wie Yours Faithfully oder Best oder einfach Yours. Wenn Sie den Namen der Person kennen, funktionieren Formalitäten wie Mit freundlichen Grüßen oder Ihr Freund gut. Dann sollten Sie Ihren Namen mit Tinte unterschreiben, wenn Sie den Brief tippen, und unter der Unterschrift Ihren eingegebenen Namen schreiben. Wenn Sie den Brief handschriftlich schreiben, drucken Sie Ihren Namen unter die Unterschrift, damit klar ist, von wem der Brief stammt.
Umschlag, Adresse und Stempel
Technisch gesehen sind der Umschlag, die Adresse und die Briefmarke der erste Eindruck, den der Empfänger des formellen Briefes hinterlässt. Obwohl es wenig mit dem Schreiben eines formellen Briefes selbst zu tun hat. Wenn Sie jedoch den bestmöglichen Eindruck des Briefes wünschen, sollten Sie einen guten Umschlag, eine schöne und einzigartige Briefmarke und eine ausgezeichnete formale Schriftart oder Schriftart auf der Adresse erwerben. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der den Brief erhält, von dem Moment an, an dem er ihn erhält, eine formelle Erfahrung macht.
